La présente politique explique comment Novexa Digital collecte et traite les données personnelles des visiteurs, prospects, utilisateurs et clients de son site internet novexadigital.be, y compris de son espace client.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
Novexa Digital — Goossens Erwan
BCE : 1042.973.296
TVA : BE 1042.973.296
Chaussée du Roeulx 266/37
7000 Mons — Belgique
E-mail : contact@novexadigital.be
Téléphone : 0470 95 95 97
2. Données collectées
Selon votre utilisation du site, Novexa Digital peut traiter notamment :
- nom et prénom ;
- nom de société ;
- numéro BCE/TVA ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone ;
- adresse ;
- informations communiquées dans un message ;
- informations relatives à un projet ;
- informations nécessaires à l'établissement d'un devis ;
- données relatives aux rendez-vous ;
- informations de compte utilisateur ;
- données de connexion ;
- préférences de communication et de langue ;
- données techniques ;
- adresse IP ;
- informations relatives au navigateur et à l'appareil ;
- données de navigation ;
- choix relatifs aux cookies.
Seules les données raisonnablement nécessaires aux finalités décrites ci-dessous sont demandées.
3. Formulaire de contact
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, Novexa Digital peut traiter :
- nom ;
- prénom ;
- e-mail ;
- téléphone ;
- société ;
- type de projet et budget indicatif lorsque vous les communiquez ;
- contenu de votre demande.
Finalités : recevoir votre demande ; vous répondre ; assurer le suivi de votre demande ; préparer éventuellement une relation commerciale.
Base juridique : selon la nature de votre demande, les mesures précontractuelles prises à votre demande, ou l'intérêt légitime de Novexa Digital à répondre aux communications qui lui sont adressées.
Conservation : les demandes sans relation commerciale ultérieure sont conservées pendant une durée raisonnablement nécessaire au suivi de la demande (en principe 24 mois maximum après le dernier échange), puis supprimées ou anonymisées, sous réserve d'une obligation légale ou de la nécessité de conserver certaines preuves.
4. Demande de devis
Lorsque vous demandez un devis, peuvent notamment être traités : identité ; coordonnées ; société ; numéro BCE/TVA ; besoins ; budget communiqué ; informations relatives au projet ; échanges avec Novexa Digital.
Finalités : analyser votre projet ; préparer une proposition ; établir un devis ; communiquer avec vous ; préparer éventuellement un contrat.
Base juridique : mesures précontractuelles prises à votre demande.
Lorsque le devis conduit à un contrat, certaines données sont ensuite traitées pour l'exécution de celui-ci.
5. Clients
Lorsqu'une relation contractuelle est établie, Novexa Digital traite les données nécessaires notamment pour :
- gérer le projet ;
- communiquer avec le Client ;
- exécuter le contrat ;
- assurer le support et le traitement des demandes ;
- gérer l'hébergement, la maintenance et les abonnements ;
- établir les factures ;
- assurer le suivi des paiements ;
- respecter ses obligations comptables, fiscales et légales.
Bases juridiques : selon le traitement, exécution du contrat ; obligations légales ; intérêt légitime lorsqu'il est applicable.
Les documents devant être conservés en vertu d'obligations comptables ou fiscales sont conservés pendant la durée imposée par la législation applicable.
6. Espace client et création de compte
Le site permet la création d'un compte utilisateur (espace client).
Peuvent notamment être traités : nom ; prénom ; e-mail ; société ; téléphone ; informations relatives au compte ; données de connexion ; historique des demandes, projets, rendez-vous et abonnements liés au compte.
Les mots de passe sont stockés au moyen de mécanismes de hachage sécurisés et ne sont jamais conservés en clair.
Finalités : créer et administrer le compte ; authentifier l'utilisateur ; sécuriser l'accès ; permettre le suivi des demandes, projets, abonnements et rendez-vous ; fournir les fonctionnalités demandées.
Traitement prioritaire des demandes : les demandes adressées via l'espace client sont classées par ordre de priorité selon le statut du demandeur (client sous abonnement, client existant, nouveau prospect) et l'urgence indiquée. Ce classement sert uniquement à organiser le traitement des demandes par Novexa Digital ; toutes les demandes sont traitées par une personne et ce classement ne produit aucun effet juridique à votre égard.
Base juridique : exécution du service ou du contrat demandé par l'utilisateur. Certaines données techniques peuvent également être traitées sur la base de l'intérêt légitime de Novexa Digital à sécuriser ses services.
Conservation : pendant la durée d'existence du compte. Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment depuis l'espace client ou par e-mail ; les données devant être conservées pour des raisons légales (facturation notamment) sont alors conservées séparément pendant la durée légale.
7. Newsletter
L'inscription à la newsletter est facultative. Elle est confirmée par un e-mail de validation (double opt-in).
Les données utilisées peuvent comprendre : e-mail ; nom/prénom lorsque demandés ; langue ; preuve et date du consentement ; préférences d'abonnement.
Finalité : envoyer des actualités, informations et communications commerciales de Novexa Digital.
Base juridique : votre consentement.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment grâce au lien de désinscription présent dans chaque communication, depuis votre espace client, ou en contactant contact@novexadigital.be.
Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements réalisés avant celui-ci.
Conservation : jusqu'à votre désinscription. La preuve du consentement et de la désinscription peut être conservée le temps nécessaire pour démontrer le respect des obligations légales.
La newsletter est gérée directement depuis le site de Novexa Digital et envoyée via le serveur de messagerie de son hébergeur (o2switch).
8. Prise de rendez-vous
Le site permet de prendre rendez-vous avec Novexa Digital (appel téléphonique, visioconférence ou rendez-vous sur place). Peuvent être traités : nom ; prénom ; e-mail ; téléphone ; type de rendez-vous ; adresse lorsque le rendez-vous a lieu chez vous ; date et heure choisies ; informations communiquées concernant votre projet.
Finalités : organiser le rendez-vous ; envoyer les confirmations et rappels nécessaires ; communiquer concernant le rendez-vous ; préparer l'échange.
Base juridique : selon la situation, mesures précontractuelles prises à votre demande ou exécution d'un contrat.
Prestataire de réservation : le système de rendez-vous est développé et hébergé directement sur le site de Novexa Digital ; aucun prestataire de réservation tiers n'est utilisé. Lorsqu'un lien de visioconférence est communiqué, le service de visioconférence utilisé est soumis à ses propres conditions.
9. Mesure d'audience (Plausible Analytics)
Novexa Digital utilise Plausible Analytics, un outil de mesure d'audience européen et respectueux de la vie privée, afin de comprendre l'utilisation de son site et d'améliorer ses services.
Plausible ne dépose pas de cookies et ne collecte pas de données permettant de vous identifier personnellement. Les informations traitées sont agrégées et peuvent comprendre : pages consultées ; source de la visite ; pays ; type d'appareil ; navigateur ; système d'exploitation.
Par précaution, Novexa Digital n'active Plausible qu'après votre consentement à la catégorie « Statistiques ». Vous pouvez le retirer à tout moment via « Gérer mes cookies ».
Base juridique : votre consentement.
Fournisseur : Plausible Insights OÜ (Estonie, Union européenne) ; données hébergées dans l'Union européenne.
10. Cookies et technologies similaires
Le site utilise des cookies ou technologies similaires, classés en :
Cookies strictement nécessaires : fonctionnement du site ; sécurité ; authentification à l'espace client ; mémorisation de la langue ; conservation du choix concernant les cookies. Ils peuvent être utilisés sans consentement préalable lorsqu'ils répondent aux conditions légales applicables.
Statistiques : mesure de l'utilisation du site, activée uniquement après votre accord.
Marketing : aucune technologie marketing n'est utilisée à ce jour. Si Novexa Digital en utilise ultérieurement, elles resteront désactivées jusqu'à l'obtention de votre consentement.
Services tiers optionnels : contenus ou fonctionnalités provenant de services externes, chargés uniquement après votre accord.
Une Politique relative aux cookies distincte fournit des informations détaillées sur les traceurs effectivement utilisés.
11. Gestion du consentement aux cookies
Le site vous permet d'accepter, de refuser, de personnaliser vos choix et de retirer ultérieurement votre consentement via le lien « Gérer mes cookies » présent en bas de chaque page.
Le refus des cookies non nécessaires ne bloque pas l'accès au site.
Les cookies non strictement nécessaires soumis au consentement ne sont pas déposés avant votre choix positif.
12. Sites de démonstration
Les sites de démonstration (sous-domaines de novexadigital.be) sont fictifs. Nous vous demandons de ne pas y saisir de données personnelles réelles. Les informations éventuellement saisies dans leurs formulaires (réservations, commandes, contacts fictifs) ne sont pas transmises à Novexa Digital comme des demandes réelles et sont automatiquement supprimées dans un délai de 24 heures.
La boutique de démonstration utilise le mode test du prestataire de paiement Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlande). Aucun paiement réel n'est possible ; utilisez uniquement les numéros de carte de test indiqués sur le site. Le module Stripe n'est chargé qu'après votre accord à la catégorie « Services tiers optionnels ».
13. Hébergement
Le site est hébergé en France par O2SWITCH SAS (Clermont-Ferrand, France).
Certaines données nécessaires au fonctionnement du site peuvent être traitées par l'hébergeur, notamment : adresse IP ; journaux techniques (logs) ; données stockées dans le site ; données techniques ; bases de données ; e-mails envoyés et reçus via la messagerie professionnelle.
14. Prestataires
Novexa Digital peut recourir à des prestataires pour fournir certains services. Selon la configuration réellement utilisée, il s'agit notamment :
- d'hébergement et de messagerie (o2switch) ;
- de statistiques (Plausible Analytics) ;
- de facturation et comptabilité (Accountable) ;
- de paiement en mode test pour la boutique de démonstration (Stripe) ;
- de sécurité informatique et de versionnage du code (GitHub).
Les prestataires n'ont accès qu'aux données nécessaires à leurs fonctions et sont soumis aux obligations applicables en matière de protection des données.
15. Accountable
Novexa Digital utilise Accountable pour certaines opérations administratives, comptables et de facturation.
Certaines données de clients professionnels ou particuliers peuvent donc être traitées dans cet outil lorsqu'elles sont nécessaires notamment à : la facturation ; la comptabilité ; la gestion administrative ; la conformité fiscale.
Ces traitements reposent notamment sur l'exécution contractuelle et les obligations légales de Novexa Digital selon les données concernées.
16. Transmission des données
Novexa Digital ne vend pas vos données personnelles.
Elles peuvent être communiquées lorsque cela est nécessaire :
- aux prestataires techniques ;
- aux prestataires comptables ou administratifs ;
- aux autorités lorsqu'une obligation légale l'impose ;
- aux conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire ;
- à d'autres destinataires avec une base juridique appropriée.
17. Transferts hors Espace économique européen
Les données du site sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires techniques (par exemple Stripe ou GitHub) peuvent toutefois traiter des données en dehors de l'Espace économique européen.
Lorsqu'un transfert soumis aux règles du RGPD intervient, Novexa Digital veille à ce qu'il repose sur un mécanisme juridique approprié lorsque requis, notamment : décision d'adéquation ; clauses contractuelles types ; autre garantie reconnue par le RGPD.
18. Intelligence artificielle
Novexa Digital utilise certains outils d'intelligence artificielle dans son activité professionnelle, notamment pour assister le développement et certaines tâches rédactionnelles ou techniques.
Novexa Digital applique un principe de minimisation et évite de communiquer des données personnelles à ces outils lorsqu'elles ne sont pas nécessaires.
Les mots de passe, secrets et clés privées ne sont pas destinés à être transmis volontairement à des outils d'IA sans nécessité et mesures appropriées.
Lorsqu'un traitement de données personnelles au moyen d'un tel service est nécessaire, celui-ci est réalisé conformément aux règles applicables en matière de protection des données.
19. Sécurité
Novexa Digital met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables adaptées aux risques. Selon les services concernés, celles-ci peuvent notamment comprendre : HTTPS ; contrôle des accès ; authentification (y compris à deux facteurs pour l'administration) ; sauvegardes ; mises à jour ; protection des mots de passe ; gestion des permissions ; sécurisation des clés et secrets ; limitation des accès administratifs.
Aucun système informatique ne peut toutefois garantir un risque nul.
20. Durées de conservation
Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées peuvent notamment dépendre : de la relation contractuelle ; des obligations fiscales et comptables ; des délais de prescription ; du consentement donné ; de la nécessité de défendre des droits en justice ; de la nature du service utilisé.
Lorsque le consentement constitue la base du traitement, son retrait entraîne l'arrêt du traitement concerné sauf lorsqu'une autre base juridique permet ou impose la conservation de certaines données.
21. Vos droits
Selon le traitement et sa base juridique, vous pouvez disposer notamment :
- d'un droit d'accès ;
- d'un droit de rectification ;
- d'un droit à l'effacement ;
- d'un droit à la limitation ;
- d'un droit d'opposition ;
- d'un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
- du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur celui-ci.
L'exercice de ces droits peut être soumis aux conditions et exceptions prévues par le RGPD.
22. Exercice des droits
Pour exercer vos droits : contact@novexadigital.be. Les titulaires d'un compte peuvent également consulter et modifier leurs informations, exporter leurs données et demander la suppression de leur compte depuis leur espace client.
Veuillez préciser suffisamment votre demande pour permettre son traitement.
Novexa Digital peut demander des informations supplémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour vérifier l'identité de la personne effectuant la demande.
Les demandes sont traitées dans les délais prévus par le RGPD.
23. Réclamation
Si vous estimez que vos données personnelles sont traitées en violation de la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
Vous pouvez également contacter préalablement Novexa Digital à contact@novexadigital.be afin de tenter de résoudre la difficulté.
24. Données obligatoires
Certains champs peuvent être indispensables pour fournir un service.
Par exemple, sans adresse e-mail ou moyen de contact, Novexa Digital peut être dans l'impossibilité de répondre à une demande de devis ou d'organiser un rendez-vous.
Les champs obligatoires sont identifiés comme tels.
25. Décisions automatisées
Novexa Digital n'utilise pas les données collectées via son site pour prendre une décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d'un traitement automatisé. Le classement des demandes par priorité décrit à l'article 6 sert uniquement à l'organisation interne et toutes les demandes sont examinées par une personne.
26. Modifications
Novexa Digital peut modifier la présente politique lorsque ses traitements, ses outils ou la législation évoluent.
La date de la dernière modification est indiquée en haut du document.
Lorsqu'une modification affecte substantiellement un traitement ou les droits des personnes concernées, une information appropriée est fournie lorsque la réglementation l'exige.
Novexa Digital — Goossens Erwan
BCE : 1042.973.296 — TVA : BE 1042.973.296
Chaussée du Roeulx 266/37, 7000 Mons
contact@novexadigital.be — 0470 95 95 97