Dit beleid legt uit hoe Novexa Digital de persoonsgegevens verzamelt en verwerkt van de bezoekers, prospecten, gebruikers en klanten van haar website novexadigital.be, met inbegrip van de klantenzone.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Novexa Digital — Goossens Erwan
KBO: 1042.973.296
Btw: BE 1042.973.296
Chaussée du Roeulx 266/37
7000 Bergen (Mons) — België
E-mail: contact@novexadigital.be
Telefoon: 0470 95 95 97
2. Verzamelde gegevens
Afhankelijk van uw gebruik van de website kan Novexa Digital onder meer de volgende gegevens verwerken:
- naam en voornaam;
- bedrijfsnaam;
- KBO-/btw-nummer;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- adres;
- informatie die u in een bericht meedeelt;
- informatie over een project;
- informatie die nodig is om een offerte op te stellen;
- gegevens over afspraken;
- gegevens van uw gebruikersaccount;
- inloggegevens;
- communicatie- en taalvoorkeuren;
- technische gegevens;
- IP-adres;
- informatie over de browser en het toestel;
- surfgegevens;
- keuzes met betrekking tot cookies.
Er worden enkel gegevens gevraagd die redelijkerwijs nodig zijn voor de hieronder beschreven doeleinden.
3. Contactformulier
Wanneer u het contactformulier gebruikt, kan Novexa Digital de volgende gegevens verwerken:
- naam;
- voornaam;
- e-mail;
- telefoon;
- bedrijf;
- type project en indicatief budget wanneer u die meedeelt;
- de inhoud van uw aanvraag.
Doeleinden: uw aanvraag ontvangen; u antwoorden; uw aanvraag opvolgen; eventueel een commerciële relatie voorbereiden.
Rechtsgrond: afhankelijk van de aard van uw aanvraag, de precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen, of het gerechtvaardigd belang van Novexa Digital om te antwoorden op de berichten die haar worden toegestuurd.
Bewaring: aanvragen zonder latere commerciële relatie worden bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is voor de opvolging van de aanvraag (in principe maximaal 24 maanden na het laatste contact) en daarna verwijderd of geanonimiseerd, onder voorbehoud van een wettelijke verplichting of de noodzaak om bepaalde bewijzen te bewaren.
4. Offerteaanvraag
Wanneer u een offerte aanvraagt, kunnen onder meer worden verwerkt: identiteit; contactgegevens; bedrijf; KBO-/btw-nummer; behoeften; meegedeeld budget; informatie over het project; uitwisselingen met Novexa Digital.
Doeleinden: uw project analyseren; een voorstel voorbereiden; een offerte opstellen; met u communiceren; eventueel een contract voorbereiden.
Rechtsgrond: precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen.
Wanneer de offerte tot een contract leidt, worden bepaalde gegevens vervolgens verwerkt voor de uitvoering daarvan.
5. Klanten
Zodra er een contractuele relatie bestaat, verwerkt Novexa Digital de nodige gegevens onder meer om:
- het project te beheren;
- met de Klant te communiceren;
- het contract uit te voeren;
- ondersteuning te bieden en aanvragen te behandelen;
- de hosting, het onderhoud en de abonnementen te beheren;
- facturen op te stellen;
- betalingen op te volgen;
- haar boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen na te komen.
Rechtsgronden: afhankelijk van de verwerking, de uitvoering van het contract; wettelijke verplichtingen; gerechtvaardigd belang wanneer van toepassing.
Documenten die op grond van boekhoudkundige of fiscale verplichtingen moeten worden bewaard, worden bewaard gedurende de termijn die de toepasselijke wetgeving oplegt.
6. Klantenzone en aanmaak van een account
Op de website kunt u een gebruikersaccount aanmaken (klantenzone).
Daarbij kunnen onder meer worden verwerkt: naam; voornaam; e-mail; bedrijf; telefoon; accountgegevens; inloggegevens; geschiedenis van de aanvragen, projecten, afspraken en abonnementen die aan het account gekoppeld zijn.
Wachtwoorden worden opgeslagen met veilige hashingmechanismen en worden nooit in leesbare vorm bewaard.
Doeleinden: het account aanmaken en beheren; de gebruiker authenticeren; de toegang beveiligen; de opvolging van aanvragen, projecten, abonnementen en afspraken mogelijk maken; de gevraagde functies leveren.
Prioritaire behandeling van aanvragen: aanvragen via de klantenzone worden gerangschikt volgens prioriteit, op basis van de status van de aanvrager (klant met abonnement, bestaande klant, nieuwe prospect) en de aangegeven dringendheid. Die rangschikking dient uitsluitend om de behandeling van de aanvragen door Novexa Digital te organiseren; alle aanvragen worden door een persoon behandeld en de rangschikking heeft geen enkel rechtsgevolg voor u.
Rechtsgrond: uitvoering van de dienst of het contract waar de gebruiker om vraagt. Bepaalde technische gegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van Novexa Digital om haar diensten te beveiligen.
Bewaring: zolang het account bestaat. U kunt op elk moment de verwijdering van uw account aanvragen via de klantenzone of per e-mail; gegevens die om wettelijke redenen moeten worden bewaard (met name voor de facturatie) worden dan afzonderlijk bewaard gedurende de wettelijke termijn.
7. Nieuwsbrief
De inschrijving op de nieuwsbrief is facultatief. Ze wordt bevestigd via een validatie-e-mail (dubbele opt-in).
De gebruikte gegevens kunnen omvatten: e-mail; naam/voornaam wanneer gevraagd; taal; bewijs en datum van de toestemming; abonnementsvoorkeuren.
Doel: nieuws, informatie en commerciële communicatie van Novexa Digital versturen.
Rechtsgrond: uw toestemming.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink in elke communicatie, via uw klantenzone of door contact op te nemen met contact@novexadigital.be.
De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden.
Bewaring: tot uw uitschrijving. Het bewijs van de toestemming en van de uitschrijving kan worden bewaard zolang dat nodig is om de naleving van de wettelijke verplichtingen aan te tonen.
De nieuwsbrief wordt rechtstreeks vanaf de website van Novexa Digital beheerd en verstuurd via de mailserver van haar hostingprovider (o2switch).
8. Afspraken maken
Via de website kunt u een afspraak maken met Novexa Digital (telefoongesprek, videogesprek of afspraak ter plaatse). Daarbij kunnen worden verwerkt: naam; voornaam; e-mail; telefoon; type afspraak; adres wanneer de afspraak bij u plaatsvindt; gekozen datum en uur; informatie die u over uw project meedeelt.
Doeleinden: de afspraak organiseren; de nodige bevestigingen en herinneringen versturen; communiceren over de afspraak; het gesprek voorbereiden.
Rechtsgrond: afhankelijk van de situatie, precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen of de uitvoering van een contract.
Reservatieaanbieder: het afsprakensysteem is rechtstreeks op de website van Novexa Digital ontwikkeld en gehost; er wordt geen externe reservatieaanbieder gebruikt. Wanneer een link voor een videogesprek wordt bezorgd, is de gebruikte videoconferentiedienst onderworpen aan haar eigen voorwaarden.
9. Publieksmeting (Plausible Analytics)
Novexa Digital gebruikt Plausible Analytics, een Europese en privacyvriendelijke tool voor publieksmeting, om het gebruik van haar website te begrijpen en haar diensten te verbeteren.
Plausible plaatst geen cookies en verzamelt geen gegevens waarmee u persoonlijk kunt worden geïdentificeerd. De verwerkte informatie is geaggregeerd en kan omvatten: bekeken pagina's; herkomst van het bezoek; land; type toestel; browser; besturingssysteem.
Uit voorzorg activeert Novexa Digital Plausible pas na uw toestemming voor de categorie „Statistieken”. U kunt die toestemming op elk moment intrekken via „Mijn cookies beheren”.
Rechtsgrond: uw toestemming.
Aanbieder: Plausible Insights OÜ (Estland, Europese Unie); gegevens gehost in de Europese Unie.
10. Cookies en soortgelijke technologieën
De website gebruikt cookies of soortgelijke technologieën, ingedeeld in:
Strikt noodzakelijke cookies: werking van de website; beveiliging; authenticatie in de klantenzone; onthouden van de taal; bewaren van uw cookiekeuze. Ze mogen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt wanneer ze aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden voldoen.
Statistieken: meting van het gebruik van de website, enkel geactiveerd na uw akkoord.
Marketing: er wordt tot op heden geen enkele marketingtechnologie gebruikt. Als Novexa Digital er later gebruikt, blijven ze uitgeschakeld zolang uw toestemming niet is verkregen.
Optionele diensten van derden: inhoud of functies van externe diensten, enkel geladen na uw akkoord.
Een afzonderlijk Cookiebeleid geeft gedetailleerde informatie over de trackers die effectief worden gebruikt.
11. Beheer van de cookietoestemming
Op de website kunt u uw keuzes aanvaarden, weigeren of aanpassen en uw toestemming later intrekken via de link „Mijn cookies beheren” onderaan elke pagina.
Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies blokkeert de toegang tot de website niet.
Niet-strikt noodzakelijke cookies waarvoor toestemming vereist is, worden niet geplaatst vóór uw positieve keuze.
12. Demowebsites
De demowebsites (subdomeinen van novexadigital.be) zijn fictief. We vragen u er geen echte persoonsgegevens in te voeren. De informatie die eventueel in hun formulieren wordt ingevoerd (reservaties, bestellingen, fictieve contacten) wordt niet als echte aanvraag aan Novexa Digital doorgegeven en wordt automatisch binnen 24 uur verwijderd.
De demowebshop gebruikt de testmodus van de betaaldienstverlener Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ierland). Er is geen echte betaling mogelijk; gebruik enkel de testkaartnummers die op de website staan. De Stripe-module wordt pas geladen na uw akkoord voor de categorie „Optionele diensten van derden”.
13. Hosting
De website wordt in Frankrijk gehost door O2SWITCH SAS (Clermont-Ferrand, Frankrijk).
Bepaalde gegevens die nodig zijn voor de werking van de website kunnen door de hostingprovider worden verwerkt, met name: IP-adres; technische logbestanden (logs); gegevens die in de website zijn opgeslagen; technische gegevens; databanken; e-mails die via de professionele mailbox worden verstuurd en ontvangen.
14. Dienstverleners
Novexa Digital kan een beroep doen op dienstverleners voor bepaalde diensten. Afhankelijk van de effectief gebruikte configuratie gaat het onder meer om:
- hosting en e-mail (o2switch);
- statistieken (Plausible Analytics);
- facturatie en boekhouding (Accountable);
- betaling in testmodus voor de demowebshop (Stripe);
- IT-beveiliging en versiebeheer van de code (GitHub).
De dienstverleners hebben enkel toegang tot de gegevens die nodig zijn voor hun taken en zijn onderworpen aan de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.
15. Accountable
Novexa Digital gebruikt Accountable voor bepaalde administratieve, boekhoudkundige en facturatieverrichtingen.
Bepaalde gegevens van professionele of particuliere klanten kunnen dus in die tool worden verwerkt wanneer dat nodig is, met name voor: facturatie; boekhouding; administratief beheer; fiscale naleving.
Die verwerkingen steunen onder meer op de uitvoering van het contract en op de wettelijke verplichtingen van Novexa Digital, afhankelijk van de betrokken gegevens.
16. Doorgifte van gegevens
Novexa Digital verkoopt uw persoonsgegevens niet.
Ze kunnen worden meegedeeld wanneer dat nodig is:
- aan technische dienstverleners;
- aan boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
- aan de overheid wanneer een wettelijke verplichting dat oplegt;
- aan professionele adviseurs wanneer dat nodig is;
- aan andere ontvangers met een passende rechtsgrond.
17. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens van de website worden gehost in de Europese Unie. Bepaalde technische dienstverleners (bijvoorbeeld Stripe of GitHub) kunnen echter gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer er een doorgifte plaatsvindt die onder de AVG valt, zorgt Novexa Digital ervoor dat die steunt op een passend juridisch mechanisme wanneer dat vereist is, met name: een adequaatheidsbesluit; modelcontractbepalingen; een andere door de AVG erkende waarborg.
18. Artificiële intelligentie
Novexa Digital gebruikt bepaalde tools voor artificiële intelligentie in haar professionele activiteit, met name ter ondersteuning van de ontwikkeling en bepaalde redactionele of technische taken.
Novexa Digital past een principe van minimale gegevensverwerking toe en vermijdt het meedelen van persoonsgegevens aan die tools wanneer dat niet nodig is.
Wachtwoorden, geheimen en privésleutels zijn niet bedoeld om zonder noodzaak en passende maatregelen vrijwillig aan AI-tools te worden doorgegeven.
Wanneer een verwerking van persoonsgegevens via zo'n dienst nodig is, gebeurt die overeenkomstig de toepasselijke regels inzake gegevensbescherming.
19. Beveiliging
Novexa Digital neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen die aangepast zijn aan de risico's. Afhankelijk van de betrokken diensten kunnen die onder meer bestaan uit: HTTPS; toegangscontrole; authenticatie (met inbegrip van tweestapsverificatie voor het beheer); back-ups; updates; bescherming van wachtwoorden; beheer van rechten; beveiliging van sleutels en geheimen; beperking van de administratieve toegang.
Geen enkel informaticasysteem kan echter een risico van nul garanderen.
20. Bewaartermijnen
De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
De termijnen kunnen onder meer afhangen van: de contractuele relatie; de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen; de verjaringstermijnen; de gegeven toestemming; de noodzaak om rechten in rechte te verdedigen; de aard van de gebruikte dienst.
Wanneer de toestemming de grondslag van de verwerking vormt, leidt de intrekking ervan tot de stopzetting van de betrokken verwerking, tenzij een andere rechtsgrond de bewaring van bepaalde gegevens toelaat of oplegt.
21. Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond ervan kunt u onder meer beschikken over:
- een recht op inzage;
- een recht op rectificatie;
- een recht op gegevenswissing;
- een recht op beperking;
- een recht van bezwaar;
- een recht op overdraagbaarheid wanneer dat van toepassing is;
- het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer een verwerking daarop gebaseerd is.
De uitoefening van die rechten kan onderworpen zijn aan de voorwaarden en uitzonderingen waarin de AVG voorziet.
22. Uitoefening van uw rechten
Om uw rechten uit te oefenen: contact@novexadigital.be. Accounthouders kunnen hun gegevens ook raadplegen en wijzigen, hun gegevens exporteren en de verwijdering van hun account aanvragen via hun klantenzone.
Omschrijf uw aanvraag voldoende nauwkeurig, zodat ze kan worden behandeld.
Novexa Digital kan bijkomende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de aanvrager te controleren.
Aanvragen worden behandeld binnen de termijnen waarin de AVG voorziet.
23. Klacht
Als u meent dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in strijd met de toepasselijke regelgeving, kunt u een klacht indienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
U kunt ook eerst contact opnemen met Novexa Digital via contact@novexadigital.be om te proberen het probleem op te lossen.
24. Verplichte gegevens
Bepaalde velden kunnen onmisbaar zijn om een dienst te leveren.
Zonder e-mailadres of andere contactmogelijkheid kan Novexa Digital bijvoorbeeld niet antwoorden op een offerteaanvraag of geen afspraak organiseren.
Verplichte velden worden als zodanig aangeduid.
25. Geautomatiseerde besluitvorming
Novexa Digital gebruikt de via haar website verzamelde gegevens niet om uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking een besluit te nemen dat rechtsgevolgen heeft voor een persoon of hem in aanmerkelijke mate treft. De rangschikking van de aanvragen volgens prioriteit, beschreven in artikel 6, dient enkel voor de interne organisatie en alle aanvragen worden door een persoon bekeken.
26. Wijzigingen
Novexa Digital kan dit beleid wijzigen wanneer haar verwerkingen, haar tools of de wetgeving evolueren.
De datum van de laatste wijziging staat bovenaan het document.
Wanneer een wijziging een verwerking of de rechten van de betrokkenen wezenlijk beïnvloedt, wordt passende informatie verstrekt wanneer de regelgeving dat vereist.
Novexa Digital — Goossens Erwan
KBO: 1042.973.296 — Btw: BE 1042.973.296
Chaussée du Roeulx 266/37, 7000 Bergen (Mons)
contact@novexadigital.be — 0470 95 95 97